Excel o software gestionale per Wedding Planner & Event Manager?

SCEGLI EXCEL O UN SOFTWARE GESTIONALE PER WEDDING PLANNER?

Chi lo avrebbe mai detto che mi sarei trovata a scrivere un post proprio sulla scelta fra queste due opzioni.

"Ma come, Federica, tu, che praticamente fai colazione con pane ed Excel hai voltato le spalle a chi ti ha incuriosito, stimolato, fatto crescere e dannato verso un programma già fatto, bello e pronto, dove devi solo o quasi metterci il tuo logo e poco più?"

Ferma la mula! Io non la farei così tragica! E' vero, in questi anni Excel mi ha accompagnato ogni giorno alla scoperta di nuove funzionalità ed ho sviluppato una marea di situazioni.

Diversi anni fa creai un file, il "Wedding Project by Joy.xls" che, a detta di alcune colleghe che lo videro ed utilizzarono (e, lo so, anche condiviso senza autorizzazione della sottoscritta) era un vero e proprio mini software gestionale per Wedding Planner. Ma era solo un file Excel!! ...che, per quanto uno strumento eccellente dal mio punto di vista, sicuramente non può competere con un sistema professionale come Aisle Planner.

Il mio file era così ricco di fogli di lavoro (scheda clienti, questionari, budget preventivo, confronti budget, budget definitivo, mappe tavoli, elenco tavoli, schede fornitori, time line, foto, moodboard, etc) e di formule che, alla fine, per aprirlo, ci impiegava anche un minuto.... e ogni volta che salvavo un nuovo dato se ne andava un altro minuto....Tragedia!

La mia idea era di trovare lì dentro tutto quello che mi occorreva per gestire un matrimonio, inserendo i dati una volta sola per ritrovarmeli automaticamente nelle varie sezioni del file. Quindi, non era solo un foglio di calcolo, ma un vero e proprio database!

Ma con quelle tempistiche non era proponibile continuare a lavorare così!

Ecco, ad un certo punto ho capito che forse (forse!) avevo esagerato 😅

AISLE PLANNER: LE FUNZIONALITA' MAGICHE

Quando ho scoperto Aisle Planner, son sincera, non ero entusiasta al 100%. C'era qualcosa che non mi convinceva, probabilmente mi mancava la libertà che avevo con Excel di spostare, eliminare, personalizzare alcune sezioni. O forse era proprio il Budget che non era esattamente come lo cercavo io. E da brava nerd cocciuta decisi di non prenderlo.

Quando però il mio file Excel è diventato ingestibile, tornai sulla mia strada. E valutai meglio la piattaforma perché, in realtà, durante il mio mese di prova, mi concentrai quasi esclusivamente sul Budget, come se tutte le altre funzionalità non fossero necessarie o interessanti.

Ebbene, mi ricredetti. Infatti, mi concentrai meglio sulle varie sezioni e scoprii funzionalità che non avevo compreso appieno inizialmente (anzi direi per niente*). Funzionalità che, ovviamente, non potevo minimamente pensare di avere con Excel, come ad esempio:

1. l'opportunità di dare alla coppia accesso al tool e avviare conversazioni "tematiche", ad esempio, sulle schede contatti o sulle immagini caricate: quindi niente più cartelle email suddivise per argomento, è tutto dentro!

2. lo scadenzario automatico dei pagamenti! Una comodità non da poco! inserisci l'importo totale da pagare, poi quello della singola rata, indichi la scadenza, un reminder ed il gioco è fatto!

3. per non parlare poi del Layout della location... la possibilità di mettere in scala ogni tipologia di tavolo e far fare il "lavoro sporco" alla coppia....

4. progetti sempre a portata di click, anche su mobile e tablet

5. assegnare a me o alla coppia delle attività da svolgere e avere uno o più reminder che ti aiutano a non perdere di vista nessun task

6. la coppia inserisce tutti gli ospiti, assegna l'ospite al tavolo e io devo solo stampare e/o esportare!

7. note, documenti, preventivi, link esterni... tutto nel progetto!

8. finalmente un sito web per la coppia, semplice, intuitivo e gratuito!

9. timeline intelligente!!!

10. caricamento di immagini in apposite bacheche e condivisione commenti: ciaone Pinterest!

11. calendario con appuntamenti e scadenze integrato con il mio Google Calendar!

E poi la grafica accattivante, dire user friendly e la possibilità di inserire e personalizzare diverse voci in italiano mi hanno infine convinta a fare il grande passo.

EXCEL E SOFTWARE GESTIONALE: 2 IMPORTANTI STRUMENTI PER WEDDING PLANNER

Indubbiamente le funzionalità di Aisle Planner sono maggiori rispetto ad Excel, quindi la mia scelta ritengo sia stata vincente. E non tornerò più indietro!

Eppure... udite udite, Excel non l'ho abbandonato completamente! "Come sarebbe a dire??" direte voi... Beh, perché io sono la solita "perfettina" che ama vedere il suo logo, il suo font e i dati esposti in un certo modo.

Quindi, da Aisle Planner, che è la fonte dei dati (la coppia inserisce tutti gli ospiti, le intolleranze, le allergie, le note, seggioloni, li assegna ai tavoli... insomma, tutto!) posso sì, ovviamente sia stampare un pdf che esportare un foglio di calcolo e ottenere tutte le info di cui ho bisogno, ma dato che mi piace metterci anche del mio e non mi accontento mai.... dal foglio di Excel prodotto da Aisle Planner, copio i dati, li incollo sul mio et voilà... ho tutte le info di cui ho bisogno esposte come dico io 😀

Di cosa sto parlando? come è fatto questo file? Te ne parlerò più avanti in un post dedicato solo a lui, al file che "Elenco ospiti e tavoli.xls" incluso per chi acquista il Wedding Digital Service "Aisle Planner Premium" o per chi lo vuole acquistare singolarmente dal servizio "Template Operativi".

IN CONCLUSIONE, MEGLIO EXCEL O UN SOFTWARE GESTIONALE?

Indubbiamente, alla luce delle funzionalità viste il software batte Excel 1 a 0, ma Excel risulta dal mio punto di vista, uno strumento per wedding planner sempre e comunque eccellente, che difficilmente abbandonerò!

Se hai bisogno di confrontarti con me, se vuoi saperne di più delle mie consulenze e di cosa posso fare per te, cosa aspetti?

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