La Timeline del matrimonio, croce e delizia per ogni Wedding Planner
- Federica Tamborini
- 20 mar 2024
- Tempo di lettura: 4 min
Aggiornamento: 21 mar 2024
TIMELINE DEL WEDDING DAY: IL DETTAGLIO TEMPORALE DEGLI EVENTI
E' da prima che iniziassi questa professione che sento parlare di Timeline del matrimonio. E ho letto di tutto di più su questo argomento, ma credo che la Timeline perfetta e valida per tutte le Wedding Planner non esista.
Eh sì, perché dal mio modesto punto di vista, ogni Wedding Planner ha il proprio metodo lavorativo e definire un'unica modalità di elaborazione di questo strumento, così importante per noi organizzatrici di matrimoni, mi sembra riduttivo e costrittivo.
💥 SPOILER 💥: Il post di oggi non vuole assolutamente dettare leggere o spiegare come si fa una Wedding Timeline: come dico sempre, esistono già innumerevoli corsi di formazione per Wedding Planner, accademie e wedding school dove imparare cosa è e come si scrive la perfetta Timeline del Wedding Day. Lungi quindi da me mettere bocca su questo argomento, non è questa sicuramente la sede per imparare come elaborare questo fondamentale strumento per Wedding Planner.
Obiettivo di questo post è, invece, semplicemente fare un distinguo fra le diverse tipologie di Timeline del matrimonio che una Wedding Planner può pensare di adottare per i propri eventi.
Timeline del matrimonio: quante ne esistono?
Elaborare la giusta timeline, quella che meglio si adatta al tipo di evento che si sta organizzando, è una scelta non facile. Bisogna avere ben chiaro in mente chi parteciperà in maniera diretta e indiretta all'evento, chi leggerà il documento e il tipo di informazioni e comunicazione si vogliono fornire.
Nel corso della mia carriera ho individuato 3 diverse tipologie di timeline del matrimonio:
1. MASTER TIMELINE
C'è la Wedding Planner che elabora la Timeline del Wedding Day così detta "master", con tutti gli avvenimenti della giornata che partono dalla mattina e arrivano fino a notte. Un'unica timeline quindi, ove la chiave di lettura è il tempo. All'inizio della mia carriera anche io facevo così... Bene, mi è bastato il primo matrimonio per dire, no, questa Wedding Timeline non fa per me!
2. TIMELINE A TENTACOLI
Oppure c'è la Timeline "a tentacoli", come la chiamo io 😂: ossia, più wedding timeline, una per ciascun fornitore. Ma questa è l'indubbio svantaggio che ciascun fornitore non sa cosa fa l'altro e rimane focalizzato e concentrato solo ed esclusivamente sui propri compiti. Ecco, questa è esattamente la Timeline che mai e poi mai consiglierei di elaborare: il team, per me, è la chiave del successo. La squadra dei fornitori è, appunto, una squadra, si gioca tutti la stessa partita quindi non è possibile pensare che nessuno sappia cosa fa l'altro!
3. WEDDING TIMELINE PER MOMENTI/EVENTI
And last, but not least... rullo di tamburi... la Timeline del matrimonio per momenti/eventi, la mia preferita! Questa è infatti la Wedding Time line che ho scelto di adottare per i miei eventi. Come è strutturata? Vediamola insieme!
Wedding Timeline per momenti/eventi
Premessa: ho scelto questa chiave di lettura per momenti/eventi e non per orario o per fornitore perché la trovo la più semplice e intuitiva agli occhi di chiunque si trovi a leggerla, siano essi gli sposi o i fornitori.
Trovo infatti che quella per orario sia troppo vincolante: quando si legge una cronologia degli eventi non è sempre detto che la domanda che ci si pone sia "a che ora è previsto questa cosa?"
Così come elaborare una timeline per ciascun fornitore non permette di avere una visione a 360° di tutto l'evento e non fa rendere conto di cosa avviene prima, cosa avviene dopo e, infine, ovviamente non "lega" il team.
La Wedding Timeline per momenti/eventi, invece, risponde alle seguenti domande: cosa sto cercando? a che livello/situazione mi trovo e cosa mi serve sapere?
La Timeline del matrimonio che inserisco in Aisle Planner è suddivisa in 5 paragrafi:
1. PREPARAZIONE DEGLI SPOSI
In questo paragrafo includo:
le informazioni generali della coppia (nome, cognome, telefono, email)
luogo di preparazione di ciascuno dei due
distanza dalla cerimonia
persone presenti durante i preparativi
eventuale presenza di buffet/rinfresco
orario arrivo make up artist
orario arrivo hair stylist
orario arrivo fotografi
orario arrivo videomaker
orario arrivo fiorita per consegna bouquet e accessori vari
orario arrivo autista
varie ed eventuali
2. TIMING FORNITORI PRE-CERIMONIA
In questo paragrafo indico con chiave di lettura temporale, per ciascun fornitore che parteciperà alla cerimonia:
orario arrivo musicisti
orario arrivo fiorista
orario arrivo service
orario arrivo team Joy Wedding
3. TIMING FORNITORI PRE-RICEVIMENTO
Anche qui, come nel precedente, mi concentro sulla squadra, sui fornitori e quindi saranno presenti:
orario arrivo musicisti
orario arrivo fiorista
orario arrivo service
orario arrivo team Joy Wedding
orario arrivo catering
orario arrivo fotografi
orario arrivo light designer
orario arrivo designer/allestitrice
orario arrivo tensostruttura
orario arrivo noleggio materiali
4. TIMING CERIMONIA
Un classico. Questa, come la Preparazione degli sposi, è quella che condivido anche con la coppia. Qui io inserisco:
modalità e ordine d'ingresso del corteo nuziale
orario arrivo sposo
orario arrivo ospiti
orario arrivo fotografi e videomaker
orario ingresso sposo
orario arrivo sposa
orario inizio cerimonia
scaletta con relative musiche
orario di fine cerimonia
5. TIMING RICEVIMENTO & PARTY
Finalmente ci siamo!
orario arrivo primi ospiti in location
orario arrivo sposi in zona aperitivo
orario inizio aperitivo e buffet
orario lancio del bouquet
orario inizio sessione fotografica/video di coppia
orario arrivo ospiti in zona pranzo/cena
orario arrivo sposi in sala
orario inizio servizio pranzo/cena servito
orario discorsi
orario torta
orario inizio dolci e frutta
orario inizio open bar
orario inizio festa
Ovviamente, per ogni evento all'occorrenza elimino ed aggiungo eventi e momenti.
IN CONCLUSIONE
Elaborare una timeline del matrimonio è sicuramente molto impegnativo, ma iniziare a predisporla per tempo aiuta sicuramente ad avvantaggiarsi molto lavoro che altrimenti andrebbe fatto più sotto data.
E crearsi un template ad hoc (e, per me, farlo con Aisle Planner è un gioco da ragazzi!) per ciascun momento velocizza e non di poco tutto il lavoro di redazione della documentazione necessaria da condividere con tutti i fornitori il giorno del matrimonio.
Scegliere la giusta timeline può essere difficile. Io la mia scelta l'ho fatta, e tu?
Se hai bisogno di confrontarti con me, se vuoi saperne di più delle mie consulenze e di cosa posso fare per te, cosa aspetti?
