Le 5 aree strategiche per un'organizzazione efficace e produttiva di un Wedding Planner
- Federica Tamborini
- 12 apr 2024
- Tempo di lettura: 5 min
Aggiornamento: 2 nov 2024
WEDDING PLANNER ORGANIZZATA, WEDDING PLANNER SALVATA
Essere una wedding planner richiede molto più di creatività e passione per i matrimoni. Per essere veramente efficaci nel proprio lavoro è essenziale investire tempo ed energie nell'organizzazione e nella gestione efficiente delle attività.
In questo articolo, esploreremo 5 aree strategiche fondamentali da considerare per ottimizzare il tuo Wedding Business e renderlo più produttivo che mai.
Dall'ottimizzazione del sito web per attrarre nuovi clienti all'importanza di una documentazione completa e dettagliata per garantire una pianificazione senza intoppi, passando per la creazione di un back office organizzato che faciliti la gestione di ogni dettaglio logistico, fino all'adozione di un metodo di lavoro efficiente per massimizzare i risultati in ogni fase del processo.
Scopriamo insieme come affrontare al meglio queste sfide e trasformarle in opportunità per eccellere nel mondo della pianificazione di matrimoni.
L'ORGANIZZAZIONE EFFICACE E PRODUTTIVA DI UN WEDDING PLANNER: LE 5 AREE STRATEGICHE PIU' IMPORTANTI
Vediamo quindi ora quelle che, a mio avviso, sono le 5 aree strategiche sulle quali ogni Wedding Planner dovrebbe concentrarsi per organizzare efficacemente il proprio Wedding Business e renderlo produttivo veramente:
1. SITO WEB
Avere un sito web professionale (e, manco a dirlo, ben fatto!) è sicuramente il primo step da compiere. E' il primo bigliettino da visita di un professionista e senza di questo, a mio avviso, non si va da nessuna parte.
Sto parlando della tua casa, del posto dove ci sei tu, i tuoi lavori, i tuoi servizi. E il posto in cui si evince la tua personalità ed il tuo stile.
Deve parlare di te e di cosa fai e di come puoi risolvere i problemi delle future coppie di sposi.
Deve esplodere di informazioni e contenuti!
E ovviamente, deve saper catturare l'attenzione dei tuoi potenziali clienti e attirarli verso di te in maniera fluida e veloce. La presenza, quindi, di uno o più moduli di contatto è indispensabile: permetteranno al tuo potenziale cliente (lead) di entrare subito in contatto con te: devi giocartela bene! Vedremo in un prossimo post come deve essere strutturato un modulo di contatto efficace.
2. GESTIONALE PER WEDDING PLANNER
Dotarti di un gestionale per Wedding Planner professionisti come Aisle Planner è un must. Non ci sono scuse! Presentarti già ai tuoi futuri clienti come una professionista che utilizza per sé e per il suo clienti uno strumento specifico per l'organizzazione dei matrimoni è sicuramente un plus.
Cosa vuol dire organizzare il proprio lavoro con un gestionale per Wedding Planner? Vuol dire assicurare a te professionista ed alle tue coppie il massimo della qualità.
3. DOCUMENTAZIONE COMPLETA E DETTAGLIATA (e digitale)
Presentazione aziendale, preventivo, contratto, questionari, brief: tutto deve essere completo, esaustivo, non deve lasciare nulla al caso. Obiettivo principale è limitare al massimo il numero di domande che il lead o il cliente potrebbe farti al fine di evitare di perdere tempo prezioso nel dare informazioni che sono sempre le stesse, coppia dopo coppia.
Di cosa sto parlando? Ti faccio alcuni esempi:
Presentazione aziendale: oltre a chi sei, a come lavori e alle consulenze offerte, specifica bene quali sono i passi successivi. Ci sarà un incontro? bene, fornisci luogo e orario.
Preventivo: illustra cosa includa, come funzionale, cosa non include. E fondamentale, includi un modulo di conferma che la coppia potrà compilare così da darti contestualmente i dati per la fatturazione e l'intestazione del contratto
Contratto: fornisci al cliente un contratto già precompilato digitalmente con i dati di fatturazione inviati precedentemente, con le info relative alla data ed al luogo evento già inserite. Il cliente dovrà quindi solo firmare e tutto sarà sicuramente più chiaro e leggibile
Questionari: prevedi una serie di questionari (elenco foto, elenco musiche, info contatti e cerimonia, etc) che il cliente potrà compilare con tutta calma, anche da cellulare, e che ti aiuteranno a compilare il tuo brief definitivo in maniera veloce e spedita
Trovi i template di questi documenti già inclusi in diversi dei miei Wedding Digital Service!
4. BACKOFFICE ORGANIZZATO (E DIGITALE)
Cosa intendo per back office di un Wedding Business? Avere un'agenda elettronica, un calcolatore di budget aziendale efficiente e di facile utilizzo, un calendario attività strutturato e fruibile. Ecco. Sapersi organizzare il lavoro quotidiano, settimanale e mensile aiuta fortemente la propria produttività e permette di tenere sotto controllo tutti i processi lavorativi, interni ed esterni.
Quindi, laddove possibile, anche se amanti del carta (e anche io lo sono!!), utilizzate Google Calendar o qualsiasi altro calendario digitale per organizzare appuntamenti, scadenze, eventi.
Stessa cosa vale per la gestione del proprio budget aziendale: elimina post-it, scontrini, fatture cartacee! Tutto deve essere riportato in appositi file digitali che ti aiutano a tenere traccia, in maniera più professionale e produttiva, dell'andamento economico e finanziario del tuo Wedding Business. Lo sapevi che un esempio di "Budget e rendiconto aziendale" è incluso in tutti i miei Wedding Digital Service della linea Aisle Planner?
5. METODO DI LAVORO
E' importantissimo avere un metodo di lavoro ben definito, soprattutto per professionisti come noi wedding planner. Un approccio metodico, basato sull'ordine, il rigore e la precisione, è la chiave per garantire il successo e la soddisfazione dei clienti in un settore così delicato e importante come quello dell'organizzazione di matrimoni. In fin dei conti siamo dei veri e propri Project Manager e avere un metodo di lavoro ben strutturato è fondamentale per raggiungere l'obiettivo di un'organizzazione efficace e produttiva.
Non a caso ho chiamato il mio metodo il Metodo ORP basato su:
1. Ordine
L'Ordine permette di gestire efficacemente tutte le fasi del processo, dalla pianificazione all'attuazione, assicurando che ogni dettaglio sia preso in considerazione e nulla venga trascurato.
2. Rigore
Il Rigore implica un impegno costante nel rispettare scadenze e budget, oltre a garantire la qualità del servizio offerto.
3. Precisione
La Precisione è indispensabile per assicurarsi che ogni elemento, grande o piccolo, sia curato con attenzione e dedizione, contribuendo così a creare eventi indimenticabili per gli sposi e i loro ospiti.
In un mondo così frenetico e complesso, un metodo di lavoro solido è ciò che contraddistingue i professionisti di successo, consentendo loro di superare le sfide con fiducia e competenza.
IN CONCLUSIONE
Organizzare al meglio il lavoro di una Wedding Planner richiede un approccio olistico e una costante attenzione a tutti i vari processi. Ottimizzando il sito web, mantenendo una documentazione completa e dettagliata, organizzando il back office in modo efficiente e adottando metodi di lavoro strategici, una wedding planner può aumentare la propria produttività ed essere riconosciuto come un professionista affidabile e dalle eccellenti qualità.
Se hai bisogno di confrontarti con me, se vuoi saperne di più delle mie consulenze e di cosa posso fare per te, cosa aspetti?
